Quyết định Về việc phê duyệt quy trình giải quyết công việc nội bộ (ngoài thủ tục hành chính) của UBND xã Tiên Phong

UỶ BAN NHÂN DÂN

XÃ TIÊN PHONG

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

Số:110/ QĐ-UBND

Tiên Phong, ngày 28 tháng 7 năm 2023

TT

Tên quy trình nội bộ

Ký hiệu

1

Quy trình tiếp nhận và trả kết quả hồ sơ giải quyết thủ tục hành chính của UBND xã Tiên Phong

QT-01

2

Quy trình Xây dựng chương trình công tác năm của UBND xã

QT- 02

3

Quy trình Quản lý và giải quyết văn bản đi, đến của UBND xã Tiên Phong

QT-03

4

Quy trình Xin phép nghỉ của cán bộ, công chức thuộc UBND xã Tiên Phong

QT-04

5

Quy trình Xây dựng kế hoạch công tác tháng của UBND xã và kế hoạch công tác tháng của cá nhân UBND xã

QT-05

6

Quy trình Tổ chức cuộc họp, hội nghị của UBND xã Tiên Phong

QT-06

7

Quy trình Thực hiện Thanh quyết toán tại cơ quan UBND xã Tiên Phong

QT-07

8

Quy trình Tiếp phóng viên

QT-08

9

Quy trình Khắc phục sự cố CNTT

QT-09

1

Mục đích:

Quy định thống nhất trách nhiệm, trình tự tiếp nhận chuyển hồ sơ, theo dõi các kết quả giải quyết các thủ tục hành chính tại Bộ phận một cửa của xã đảm bảo giải quyết công việc của tổ chức, cá nhân nhanh chóng, thuận tiện, khách quan, minh bạch, chính xác, đúng pháp luật và kịp thời

2

Phạm vi:

Áp dụng đối với Bộ phận một cửa xã Tiên Phong

3

Nội dung quy trình

3.1

Cơ sở pháp lý

- Nghị định số 61/2018/NĐ-CP ngày 23/4/2018 của Chính phủ về thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết thủ tục hành chính.

- Thông tư số 01/2018/TT-VPCP ngày 23/11/2018 của Văn phòng Chính phủ dẫn thi hành một số quy định của Nghị định số 61/2018/NĐ-CP ngày 23 tháng 4 năm 2018 của Chính phủ về thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết thủ tục hành chính.

3.2

Quy trình xử lý công việc

TT

Trình tự

Trách nhiệm

Thời gian

Biểu mẫu/Kết quả

B1

Tổ chức, cá nhân nộp hồ sơ

Giờ hành chính

B2

Tiếp nhận hồ sơ

Công chức tại Bộ phận một cửa của UBND xã

Giờ hành chính

Phiếu hướng dẫn hoàn thiện hồ sơ; Phiếu tiếp nhận và hẹn trả hồ sơ

B3

Chuyển hồ sơ cho các bộ phận chuyên môn

Công chức tại Bộ phận một cửa và các bộ phận chuyên môn của UBND xã

Giờ hành chính

Phiếu tiếp nhận và hẹn trả hồ sơ; Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ

B4

Thụ lý, giải quyết hồ sơ và trình ký

Các bộ phận chuyên môn của UBND xã

Giờ hành chính

Hồ sơ, kết quả giải quyết TTHC; Thông báo về việc bổ sung hồ sơ; Thông báo về việc hồ sơ không đủ điều giải quyết; Văn bản xin lỗi đối với hồ sơ quá hạn và hẹn lại thời gian trả kết quả; văn bản xin lỗi do sơ xuất trong quá trình tiếp nhận

B5

Phê duyệt kết quả giải quyết hồ sơ

Lãnh đạo UBND xã

Giờ hành chính

Kết quả giải quyết TTHC; Thông báo về việc bổ sung hồ sơ; Thông báo về việc hồ sơ không đủ điều giải quyết; Văn bản xin lỗi đối với hồ sơ quá hạn và hẹn lại thời gian trả kết quả; văn bản xin lỗi do sơ xuất trong quá trình tiếp nhận

B6

Bàn giao kết quả

Công chức tại Bộ phận một cửa và các bộ phận chuyên môn của UBND xã

Giờ hành chính

Kết quả giải quyết TTHC; Sổ theo dõi tiếp nhận và trả kết quả; Phiếu tiếp nhận và hẹn trả hồ sơ; Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ; Thông báo về việc bổ sung hồ sơ; Thông báo về việc hồ sơ không đủ điều giải quyết; Văn bản xin lỗi đối với hồ sơ quá hạn và hẹn lại thời gian trả kết quả; văn bản xin lỗi do sơ xuất trong quá trình tiếp nhận

B7

Trả kết quả

Công chức tại Bộ phận một cửa  của xã

Giờ hành chính

Kết quả giải quyết TTHC; Sổ theo dõi tiếp nhận và trả kết quả; Phiếu tiếp nhận và hẹn trả hồ sơ; Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ; Thông báo về việc bổ sung hồ sơ; Thông báo về việc hồ sơ không đủ điều giải quyết; Văn bản xin lỗi đối với hồ sơ quá hạn và hẹn lại thời gian trả kết quả; văn bản xin lỗi do sơ xuất trong quá trình tiếp nhận

4

Biểu mẫu

1. Phiếu tiếp nhận và hẹn trả hồ sơ.

2. Phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ.

3. Phiếu từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ

4. Phiếu xin lỗi và hẹn lại ngày trả kết quả

5. Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ

6. Sổ theo dõi hồ sơ

5

Lưu hồ sơ

Theo quy định.

1

Mục đích:

Quy trình này quy định việc xây dựng chương trình công tác năm của UBND xã Tiên Phong. Xây dựng kế hoạch thực hiện giải quyết công việc thường xuyên và bổ sung kế hoạch đột xuất của một năm đối với các ngành chuyên môn thuộc UBND xã Tiên Phong. Tạo tính chủ động, thống nhất việc thực hiện và nâng cao hiệu quả công việc

Nhằm thực hiện cải cách hành chính

2

Phạm vi:

Áp dụng đối với:

- Cán bộ, công chức xã Tiên Phong

3

Nội dung quy trình

3.1

Thành phần hồ sơ

- Bản chính chương trình công tác năm

3.2

Số lượng

- 01 bộ

3.3

Thời gian xử lý

16 giờ ngày 28 tháng 12 của cuối năm

3.4

Nơi tiếp nhận và trả kết quả

Bộ phận Văn phòng của UBND xã Tiên Phong

3.5

Quy trình xử lý công việc

TT

Trình tự

Trách nhiệm

Thời gian

Biểu mẫu/Kết quả

* Lịch công tác tháng của xã

B1

Đăng ký lịch công tác năm qua địa chỉ email: vpubtienphong@gmail.com

Cán bộ, công chức xã

Chậm nhất 16 giờ 30 ngày cuối cùng của tháng cuối năm

Chương trình công tác năm

B2

Tiếp nhận:

Tổng hợp, căn cứ chương trình công tác của Huyện sắp xếp xây dựng kế hoạch của toàn xã

- Trình Chủ tịch UBND xã phê duyệt

Công chức Văn phòng thống kê UBND xã

Chậm nhất 05

Ngày kể từ khi nhận được chương trình công tác của các ngành

Dự thảo chương trình công tác năm của toàn xã

B3

Xử lý:

Chủ tịch UBND xã yêu cầu chỉnh sửa, bổ sung nội dung chương trình công tác năm của toàn xã

Lãnh đạo UBND xã

Chậm nhất ngày 04 tháng 01 của năm sau

Dự thảo chương trình công tác năm của toàn xã

B4

Chỉnh sửa  bổ sung theo chỉ đạo của Chủ tịch UBND xã

Công chức Văn phòng thống kê

Chậm nhất ngày 06 tháng 01 năm sau

Dự thảo chương trình công tác năm của toàn xã

B5

Ký duyệt:

Chủ tịch UBND xã phê duyệt chương trình công tác năm

Lãnh đạo UBND xã

Chương trình công tác tháng của toàn xã

B6

Trả kết quả:

Thông báo Chương trình công tác năm

Công chức Văn phòng thống kê

Chương trình  công tác tháng của toàn xã

* Lịch công tác năm của cá nhân

B1

Đăng ký lịch công tác năm địa chỉ email: vpubtienphong@gmail.com

Cán bộ, công chức xã

Chậm nhất 11 giờ 00 ngày 28 tháng 12 của cuối năm

Chương trình  công tác năm

B2

Tiếp nhận:

- Tổng hợp, căn cứ kế hoạch của Huyện sắp xếp xây dựng chương trình công tác năm của toàn xã

- Trình Chủ tịch UBND xã phê duyệt

Công chức Văn phòng thống kê UBND xã

Chậm nhất ngày 27 của tháng 12 của năm

Dự thảo chương trình công tác năm của cá nhân

B3

Xử lý:

Chủ tịch UBND xã yêu cầu chỉnh sửa, bổ sung nội dung chương trình công tác năm

Lãnh đạo UBND xã

Chậm nhất 16 giờ 00 ngày 27 tháng 12 cuối cùng của năm

Dự thảo chương trình công tác năm của cá nhân

B4

Chỉnh sửa  bổ sung theo chỉ đạo của Chủ tịch UBND xã

Công chức Văn phòng thống kê

Chậm nhất 17 giờ 00 của ngày 06 tháng 01 của đầu năm

Dự thảo chương trình công tác năm toàn xã

B5

Ký duyệt:

Chủ tịch UBND xã phê duyệt chương trình công tác năm

Lãnh đạo UBND xã

Chương trình công tác năm của toàn xã

B6

Trả kết quả:

Thông báo chương trình công tác năm của toàn xã

Công chức Văn phòng thống kê

Chương trình công tác năm  của toàn xã

4

Biểu mẫu

1. Chương trình công tác năm .

5

Lưu hồ sơ

- Thành phần hồ sơ theo mục 3.1

- Kết quả thực hiện.

- Các biểu mẫu khác (nếu có phát sinh).

1

Mục đích:

Quy định trình tự xử lý, giải quyết kịp thời, chính xác và thống nhất đối với tất cả các loại văn bản đi, đến hình thành, phát sinh trong hoạt động quản lý Nhà nước của UBND xã Tiên Phong

2

Phạm vi:

Áp dụng đối với đối với việc tiếp nhận và giải quyết văn bản đi, đến của UBND xã Tiên Phong

3

Nội dung quy trình

3.1

Cơ sở pháp lý

- Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư;

- Thông tư số 01/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ Nội vụ quy định quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư, các chức năng cơ bản của Hệ thống quản lý tài liệu điện tử trong quá trình xử lý công việc của các cơ quan, tổ chức.

3.2

Quy trình xử lý công việc

TT

Trình tự

Trách nhiệm

Thời gian

Biểu mẫu/Kết quả

* Quản lý, giải quyết văn bản đến (Không áp dụng cho các văn bản, tài liệu bí mật nhà nước)

B1

Tiếp nhận văn bản đến

Văn phòng UBND xã

Giờ hành chính

B2

Xử lý văn bản đến:

- Đối với văn bản điện tử: Tiếp nhận, kiểm tra tính xác thực về nguồn gốc nơi gửi và sự toàn vẹn của văn bản, đăng ký và chuyển lãnh đạo xử lý.

- Đối với văn bản giấy:

+ Tiếp nhận, phân loại sơ bộ, bóc bì, chuyển đổi thành định dạng văn bản điện tử, đăng ký vào hệ thống QLVB  và tiến hành xử lý như đối với văn bản điện tử.

+ Văn bản gửi đích danh (chuyển trực tiếp cho người nhận).

Văn phòng UBND xã

Ngay sau khi tiếp nhận văn bản

B3

Xin ý kiến:

Văn phòng UBND xã chuyển văn bản xin ý kiến gửi lãnh đạo UBND xã

Văn phòng UBND xã

2h (xử lý ngay đối với trường hợp đặc biệt)

B4

Ý kiến chỉ đạo giải quyết

Lãnh đạo UBND xã

0,5 ngày (xử lý ngay đối với trường hợp đặc biệt)

B5

Tổ chức thực hiện

Các bộ phận chuyên môn thuộc UBND xã

Theo thời hạn của văn bản hoặc theo chỉ đạo của lãnh đạo UBND xã

B6

Giải quyết, lập hồ sơ công việc

Các bộ phận chuyên môn thuộc UBND xã

Các loại văn bản theo quy định

* Quản lý văn bản đi (Không áp dụng cho các văn bản, tài liệu bí mật nhà nước)

B1

Hoàn thiện văn bản, in, trình ký

Công chức bộ phận chuyên môn UBND xã

Giờ hành chính

Dự thảo văn bản (Quyết định, Tờ trình, Báo cáo...)

B2

Kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản:

- Quay lại bước 1 đối với trường hợp cần phải chỉnh sửa, bổ sung (kể cả văn bản giấy và văn bản điện tử).

- Ký, chịu trách nhiệm về:

+ Thể thức, kỹ thuật đối với văn bản giấy.

 + Thể thức, kỹ thuật, chuyển định dạng đối với văn bản điện tử

Văn phòng UBND xã

Tùy theo tính chất, nội dung, mức độ của văn bản nhưng không quá 01 ngày

Dự thảo văn bản (Quyết định, Tờ trình, Báo cáo...)

B3

Ký duyệt văn bản:

- Quay lại bước 1 đối với trường hợp cần phải chỉnh sửa, bổ sung (kể cả văn bản giấy và văn bản điện tử).

- Ký ban hành văn bản chính thức

Lãnh đạo UBND xã

Tùy theo tính chất, nội dung, mức độ của văn bản nhưng không quá 02 ngày

Văn bản (Quyết định, Tờ trình, Báo cáo...) đã được lãnh đạo UBND xã ký

B4

Xử lý văn bản sau khi người có thẩm quyền ký:

Cho số, ngày, tháng văn bản, nhân bản, đóng dấu.

Văn phòng UBND xã

Không quá 0,5 ngày

Văn bản (Quyết định, Tờ trình, Báo cáo...) đã được lãnh đạo UBND xã ký và đóng dấu

B5

Phát hành văn bản:

- Phát hành văn bản giấy đến nơi không có đủ điều kiện nhận hoặc sử dụng văn bản điện tử.

- Thực hiện số hóa, ký số của cơ quan và phát hành văn bản điện tử

Văn phòng UBND xã

Không quá 0,5 ngày

Văn bản (Quyết định, Tờ trình, Báo cáo...) đã được lãnh đạo UBND xã ký và đóng dấu

B6

Lưu hồ sơ

Văn phòng UBND xã

Giờ hành chính

Theo quy định

* Quản lý văn bản đi, đến đối với các văn bản bí mật nhà nước: Thực hiện theo Quy định của Luật bảo vệ Bí mật Nhà nước số 29/2018/QH14 và Nghị định số 26/2020/NĐ-CP ngày 28/02/2020 của Chính phủ Quy định chi tiết một số điều của Luật Bảo vệ bí mật nhà nước.

4

Biểu mẫu

Không áp dụng.

5

Lưu hồ sơ

Theo quy định.

1

Mục đích:

Xây dựng các bước quy trình nghỉ phép cho cán bộ, công chức xã Tiên Phong nhằm đảm bảo quyền lợi theo quy định của Luật và tạo kỷ cương hành chính cơ quan xã

2

Phạm vi:

Áp dụng đối với cán bộ, công chức xã Tiên Phong

3

Nội dung quy trình

3.1

Cơ sở pháp lý

- Bộ Luật Lao động.

- Luật Cán bộ, công chức năm 2008.

Và các văn bản quy phạm pháp luật hiện hành.

3.2

Thành phần hồ sơ

Bản chính

Bản sao

Đơn xin nghỉ phép (không áp dụng cho trường hợp nghỉ đột xuất (ốm đau, gia đình có việc...)

x

3.3

Số lượng

01 bộ

3.4

Thời gian xử lý

- 03 ngày làm việc đối với trường hợp nghỉ việc riêng, có kế hoạch.

- Xử lý ngay đối với trường hợp nghỉ đột xuất (ốm đau, gia đình có công việc).

3.5

Nơi tiếp nhận và trả kết quả

Tại bộ phận Văn phòng của UBND xã Tiên Phong

3.6

Lệ phí

Không

3.7

Quy trình xử lý công việc

TT

Trình tự

Trách nhiệm

Thời gian

Biểu mẫu/Kết quả

* Đối với trường hợp xin nghỉ việc riêng, có kế hoạch 

B1

Nộp Đơn xin nghỉ phép phải được gửi ít nhất trước 05 ngày làm việc)

Cán bộ, công chức xã

Giờ hành chính

Theo mục 3.2

B2

Tiếp nhận đơn

Văn phòng UBND xã

Giờ hành chính

Đơn xin nghỉ phép

B3

Chuyển đơn tới lãnh đạo UBND xã để phân công giải quyết

Văn phòng UBND xã

0,5 ngày

Đơn xin nghỉ phép có chữ ký của người xin nghỉ phép

B4

Phân công xử lý

Lãnh đạo xã

0,5 ngày

Phiếu chuyển hồ sơ; Đơn xin nghỉ phép

B5

Xử lý: Nghiên cứu, rà soát, tham mưu và trình lãnh đạo xã ký:

- Văn bản đồng ý cho nghỉ phép theo quy định.

- Văn bản không đồng ý cho nghỉ phép do đã nghỉ quá ngày quy định...

Công chức Văn phòng - Thống kê xã

01 ngày

Văn bản đồng ý (hoặc không đồng ý) cho nghỉ phép.

B6

Ký duyệt:

Lãnh đạo xã ký văn bản đồng ý (hoặc không đồng ý) cho nghỉ phép

Lãnh đạo UBND xã

01 ngày

Văn bản đồng ý (hoặc không đồng ý) cho nghỉ phép.

B7

Trả kết quả

Công chức Văn phòng - Thống kê xã

Giờ hành chính

Văn bản đồng ý (hoặc không đồng ý) cho nghỉ phép.

B8

Thống kê và theo dõi

Công chức Văn phòng - Thống kê xã

Giờ hành chính

Phiếu chuyển hồ sơ; Đơn xin nghỉ phép; Văn bản đồng ý (hoặc không đồng ý) cho nghỉ phép; Sổ theo dõi nghỉ phép.

B9

Bàn giao công việc trước khi nghỉ phép

Cán bộ, công chức được nghỉ phép; Cán bộ, công chức tiếp nhận bàn giao

Giờ hành chính

(Trước 01 ngày làm việc tính từ ngày nghỉ ghi trong đơn)

Biên bản bàn giao

* Đối với trường hợp xin nghỉ đột xuất (ốm đau, gia đình có công việc): Trường hợp này, người xin nghỉ phép phải điện thoại hoặc nhờ người thân báo cho lãnh đạo UBND xã

B1

Điện thoại hoặc nhờ người thân báo cho lãnh đạo UBND xã

Lãnh đạo UBND xã

Trước khi nghỉ phép

Trực tiếp hoặc điện thoại

B2

Tiếp nhận, phân công xử lý:

- Lãnh đạo UBND xã.. tiếp nhận thông tin xin nghỉ.

- Thông tin tới các bộ phận, cá nhân liên quan để sắp xếp công việc (nếu cần)

Lãnh đạo UBND xã

Sau khi nhận được thông tin xin nghỉ

Trực tiếp hoặc điện thoại

B3

Xử lý:

Thông tin tới các bộ phận, cá nhân liên quan để sắp xếp công việc

Công chức Văn phòng - Thống kê xã; các bộ phận, cá nhân liên quan

Sau khi nhận thông tin

Trực tiếp hoặc điện thoại

4

Biểu mẫu

1. Đơn xin nghỉ phép.

2. Phiếu chuyển hồ sơ.

3. Văn bản đồng ý (hoặc không đồng ý) cho nghỉ phép.

4. Sổ theo dõi nghỉ phép.

5. Biên bản bàn giao.

5

Lưu hồ sơ

- Thành phần hồ sơ theo mục 3.2 (các giấy tờ cần lưu trữ theo quy định).

- Kết quả thực hiện.

- Các biểu mẫu khác (nếu có phát sinh).

1

Mục đích:

- Quy định chi tiết trình tự thủ tục việc tổ chức các cuộc họp của Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban Nhân dân xã chủ trì nhằm thực hiện sự chỉ đạo, điều hành, triển khai các nhiệm vụ kinh tế, văn hóa, xã hội, quốc phòng, an ninh và giải quyết các công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn theo quy định của pháp luật.

- Đồng thời, nâng cao chất lượng, giảm bớt số lượng các cuộc họp của Chủ tịch, các Phó Chủ tịch Ủy ban Nhân dân xã; góp phần thực hành tiết kiệm, chống lãng phí, nâng cao hiệu lực, hiệu quả công tác chỉ đạo, điều hành; đáp ứng yêu cầu đẩy mạnh công tác cải cách hành chính.

2

Phạm vi áp dụng:

- Tại các cuộc họp do Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã chủ trì có trong lịch công tác tuần của xã hoặc các cuộc họp, hội nghị phát sinh.

- Toàn thể cán bộ, công chức của xã Tiên Phong

3

Nội dung quy trình

3.1

Cơ sở pháp lý

Quyết định số 45/2018/QĐ-TTg ngày 09/11/2018 của Thủ tướng Chính phủ quy định chế độ họp trong hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan thuộc hệ thống hành chính nhà nước.

3.2

Quy trình xử lý công việc

TT

Trình tự

Trách nhiệm

Thời gian

Biểu mẫu/Kết quả

I. Chuẩn bị trước khi cuộc họp, hội nghị diễn ra

B1

Chuẩn bị tài liệu          (nếu có) và gửi mail tài liệu họp cho Văn phòng UBND xã

- Bộ phận, cá nhân tham mưu tổ chức cuộc họp, hội nghị

- Văn phòng UBND xã

Chậm nhất 3 ngày trước khi cuộc họp, hội nghị diễn ra

(Trường hợp đặc biệt chậm nhất 1 ngày)               

Tài liệu họp

B2

Chuẩn bị giấy mời trình lãnh đạo UBND xã ký ban hành

Văn phòng UBND xã

Chậm nhất 1 ngày trước khi cuộc họp, hội nghị diễn ra (Trường hợp đặc biệt chậm nhất sau 2 giờ)        

Giấy mời

B3

Ký ban hành giấy mời

Lãnh đạo UBND xã

0,5 ngày

Giấy mời

B4

Phát hành giấy mời

Văn phòng UBND xã

Ngay sau khi lãnh đạo UBND xã phê duyệt

Giấy mời

B5

Chuẩn bị các điều kiện cơ sở vật chất   (địa điểm, điện, nước, âm thanh, loa đài...)

Văn phòng UBND  xã, cán bộ phụ trách đài truyền thanh;

Chậm nhất sau 0,5 ngày trước khi diễn ra cuộc họp, hội nghị

Địa điểm, điện, nước, tài liệu họp (nếu có)

B6

Bố trí chi kinh phí, phát tài liệu (nếu có), tiếp nước, phục vụ, loa đài...

Văn phòng - UBND  xã

15-30 phút  trước khi cuộc họp, hội nghị diễn ra

Danh sách chi kinh phí, tài liệu cấp phát…

II. Khi cuộc họp, hội nghị diễn ra

B1

Tuyên bố lý do, giới thiệu đại biểu...

Thư ký cuộc họp, hội nghị

Tại cuộc họp

B2

Báo cáo hoặc trình chiếu tại cuộc họp (nếu có)

Cán bộ, công chức được giao nhiệm vụ

Tại cuộc họp

Tài liệu họp được báo cáo hoặc trình chiếu

B3

Tham gia ý kiến (đóng góp, giải trình...) tại cuộc họp, hội nghị

Các thành viên tham dự

Tại cuộc họp

B4

Kết luận cuộc họp, hội nghị

Chủ trì hội nghị, cuộc họp

Tại cuộc họp

B5

Ghi biên bản cuộc họp, hội nghị

Thư ký hội nghị, cuộc họp

Tại cuộc họp

Biên bản hoặc sổ ghi chép cuộc họp, hội nghị

B6

Thông qua kết luận nội dung cuộc họp, hội nghị

Thư ký hội nghị, cuộc họp

Tại cuộc họp

Dự thảo kết luận

B7

Chỉnh sửa, thông qua lại kết luận nội dung cuộc họp, hội nghị (nếu có)

Thư ký hội nghị, cuộc họp

Tại cuộc họp

Dự thảo kết luận

B8

Ký biên bản cuộc họp, hội nghị

Chủ trì, Thư ký cuộc họp, hội nghị và các thành viên tham dự (nếu cần)

Tại cuộc họp

Kết luận của cuộc họp, hội nghị

B9

Phát hành văn bản kết luận cuộc họp, hội nghị

Văn phòng UBND xã

Ngay sau khi lãnh đạo xã ký duyệt

Văn bản kết luận đã có chữ ký, dấu

B10

Theo dõi thực hiện văn bản kết luận

Cán bộ công chức được phân công theo dõi, phụ trách

Thường xuyên

Tổng hợp kết quả theo dõi

4

Biểu mẫu

Không áp dụng

5

Lưu hồ sơ

- Biên bản cuộc họp (các giấy tờ cần lưu trữ theo quy định).

- Thông báo kết luận (nếu có).

1

Mục đích:

- Đảm bảo mọi khoản chi tiêu thuộc UBND xã nằm trong dự toán được giao. Quyết định chi tiền được Chủ tài khoản chuẩn chi.

- Khi thu ngân sách không đảm bảo chỉ tiêu, Chủ tài khoản có quyền cân nhắc cắt giảm dự toán chi tiêu của các bộ phận, ban ngành theo quy định của Luật ngân sách.

- Đảm bảo mọi khoản chi tiêu thuộc UBND xã được thực hiện tiết kiệm, hiệu quả, nhanh gọn, tránh tình trạng chậm thanh toán, hoặc thực hiện xong không được thanh quyết toán.

2

Phạm vi:

- Tất cả các nội dung liên quan đến chi tiền từ ngân sách xã. 

- Chỉ thanh toán khi dự toán của các bộ phận còn dự toán.

- Những khoản chi không đúng quy định và không theo quy trình này, bộ phận Tài chính - Kế toán có quyền không thực hiện, sẽ báo cáo với Chủ tài khoản. Các bộ phận phải xuất toán, thu hồi lại các khoản chi sai chế độ để nộp vào ngân sách nhà nước theo quy định.

3

Nội dung quy trình

3.1

Cơ sở pháp lý

- Luật ngân sách Nhà nước năm 2015.

- Thông tư số 40/2017/TT-BTC ngày 28/4/2017 của Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định chế độ công tác phí, chế độ chi hội nghị

Và các văn bản pháp luật khác có liên quan.

3.2

Thành phần hồ sơ

Bản chính

Bản sao

Giấy đề nghị thanh toán

x

Các chứng từ có liên quan

x

x

3.3

Số lượng

01 bộ

3.4

Nơi tiếp nhận

Tại bộ phận Tài chính - Kế toán của UBND xã Tiên Phong

3.5

Quy trình xử lý công việc

TT

Trình tự

Trách nhiệm

Thời gian

Biểu mẫu/Kết quả

* Các nội dung thanh toán tiền mặt

B1

Lập Giấy đề nghị thanh toán, các chứng từ có liên quan

Các bộ phận có nội dung hoạt động

Theo mục 3.2

B2

Tiếp nhận hồ sơ

Công chức Tài chính - Kế toán xã

Giờ hành chính

Giấy đề nghị thanh toán; các chứng từ có liên quan

B3

Chuyển Giấy đề nghị thanh toán, các chứng từ có liên quan tới chủ tịch UBND xã để phân công giải quyết

Công chức Tài chính - Kế toán xã

0,5 ngày

B4

Phân công xử lý

Chủ tịch UBND xã

0,5 ngày

Phiếu chuyển hồ sơ

B5

Xử lý: Kiểm tra hồ sơ đề nghị thanh toán của các đơn vị:

- Trường hợp hồ sơ đầy đủ trình chủ tịch UBND xã phê duyệt.

- Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, yêu cầu bộ phận đề nghị thanh toán hoàn thiện lại

Công chức Tài chính - Kế toán xã

1 ngày

Giấy rút dự toán; văn bản yêu cầu bổ sung hồ sơ.

B6

Ký duyệt:

Chủ tịch UBND xã ký duyệt chi

Chủ tịch UBND xã

01 ngày

Giấy rút dự toán

B7

Thanh toán cho bộ phận đề nghị

Thủ quỹ UBND xã

Giờ hành chính

Phiếu chi, Kết quả thanh toán với thủ quỹ

* Các nội dung thanh toán chuyển khoản

B1

Lập Giấy đề nghị thanh toán, các chứng từ có liên quan

Các bộ phận có nội dung hoạt động

Theo mục 3.2

B2

Tiếp nhận hồ sơ

Công chức Tài chính - Kế toán xã

Giờ hành chính

Giấy đề nghị thanh toán; các chứng từ có liên quan

B3

Chuyển Giấy đề nghị thanh toán, các chứng từ có liên quan tới chủ tịch UBND xã để phân công giải quyết

Công chức Tài chính - Kế toán xã

0,5 ngày

B4

Phân công xử lý

Lãnh đạo xã

0,5 ngày

Phiếu chuyển hồ sơ

B5

Xử lý: Kiểm tra hồ sơ đề nghị thanh toán của các đơn vị:

- Trường hợp hồ sơ đầy đủ trình chủ tịch UBND xã phê duyệt.

- Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, yêu cầu bộ phận đề nghị thanh toán hoàn thiện lại

Công chức Tài chính - Kế toán xã

01 ngày

Ủy nhiệm chi; văn bản yêu cầu bổ sung hồ sơ.

B6

Ký duyệt:

Chủ tịch UBND xã ký duyệt chi

Chủ tịch UBND xã

01 ngày

Ủy nhiệm chi

B7

Thanh toán qua kho bạc

Công chức Tài chính - Kế toán xã

Theo quy định của KBNN

Ủy nhiệm chi

4

Biểu mẫu

1. Giấy đề nghị thanh toán.

2. Danh sách chi tiền.

3. Bảng chấm công .

4. Phiếu chi.

5. Giấy rút dự toán.

5

Lưu hồ sơ

- Thành phần hồ sơ theo mục 3.2 (các giấy tờ cần lưu trữ theo quy định).

- Phiếu tạm ứng, phiếu thu hoặc phiếu chi

- Giấy rút dự toán

- Ủy nhiệm chi.

1

Mục đích:

Triển khai và thực hiện tốt các nội dung, hoạt động phát ngôn, cung cấp thông tin cho báo chí của UBND xã; mô tả rõ quy trình tiếp và làm việc với phóng viên, báo chí của Lãnh đạo UBND và các cán bộ công chức liên quan, đảm bảo việc xử lý thông tin báo chí kịp thời.

2

Phạm vi:

- Quy trình nội bộ này áp dụng cho UBND xã Tiên Phong

3

Nội dung quy trình

3.1

Cơ sở pháp lý

1. - Luật Báo chí 2016 số 103/2016/QH13 ngày 05/04/2016.
2. - Nghị định số 09/2017/NĐ-CP của Chính phủ: Quy định chi tiết việc phát ngôn

và cung cấp thông tin cho báo chí của các cơ quan hành chính nhà nước

- Quyết định số 21/2018/QĐ-UBND ngày 05/9/2018 của UBND Thành phố về

việc Ban hành Quy chế phát ngôn và cung cấp thông tin cho báo chí của các

cơ quan hành chính nhà nước thành phố Hà Nội

3.2

Thành phần hồ sơ

• Thẻ Nhà báo còn thời hạn do Bộ Thông tin và truyền thông cấp hoặc Giấy giới thiệu của cơ quan báo chí cử đến làm việc do lãnh đạo cơ quan báo chí ký kèm theo chứng minh nhân dân/Thẻ căn cước công dân để xác minh
• Nội dung, thời gian yêu cầu cung cấp thông tin bằng văn bản

Các hình ảnh, tư liệu  .. do cơ quan báo chí cung cấp để bổ sung, làm rõ nội dung cần xác minh trả lời (nếu có)

3.3

Số lượng

- 01 bộ

3.4

Thời gian xử lý

Trong 30 ngày theo quy định tại Điều 39, Luật Báo chí 2016

3.5

Nơi tiếp nhận và trả kết quả

Tiếp nhận: Văn phòng.

Thực hiện phát ngôn, cung cấp thông tin cho báo chí : Chủ tịch UBND xã, trong trường hợp Chủ tịch UBND không thể thực hiện phát ngôn và cung cấp thông tin cho báo chí thì có thể ủy quyền cho cấp phó thực hiện.

(Các cán bộ công chức liên quan tham mưu nội dung phát ngôn, cung cấp thông tin)

3.6

Quy trình xử lý công việc

TT

Trình tự

Trách nhiệm

Thời gian

Biểu mẫu/Kết quả

B1

Tiếp nhận thông tin ban đầu: Văn phòng (gọi là bộ phận tiếp nhận thông tin ban đầu) thực hiện việc tiếp nhận thông tin. Lập 1 phiếu xử lý xin ý kiến Chủ tịch UBND. 

Nếu thiếu 1 trong các thành phần hồ sơ bộ phận tiếp nhận từ chối, nếu đầy đủ chuyển Bước 2

VP

01 ngày

Phiếu xử lý thông tin báo chí

B2

Chủ tịch UBND phê duyệt xử lý, ủy quyền Phó chủ tịch UBND tiếp (nếu ủy quyền), giao công chức chuyên môn chuẩn bị nội dung.

Chủ tịch/Phó Chủ tịch

01 ngày

Phiếu xử lý thông tin báo chí

B3

Tiếp nhận ý kiến chỉ đạo Chủ tịch UBND, chuyển nội dung xử lý đến Phó chủ tịch UBND (nếu có) và các phòng, ban, đơn vị được giao chuẩn bị nội dung tiếp báo, đồng thời vào sổ theo dõi thông tin báo chí

VP

01 ngày

Sổ theo dõi thông tin báo chí

B4

Chuẩn bị nội dung: Các phòng, ban, đơn vị tiếp nhận chỉ đạo của Chủ tịch UBND do Văn phòng bàn giao; chuẩn bị đầy đủ nội dung theo yêu cầu của báo chí, xin ý Chủ tịch hoặc Phó chủ tịch UBND về nội dung, hình thức và thời gian phát ngôn, cung cấp thông tin. Thông tin về Văn phòng để phối hợp thực hiện. 

Công chức chuyên môn

Trong vòng 25 ngày

Báo cáo nội dung dự kiến phát ngôn, cung cấp thông tin báo chí

B5

Thông tin phản hồi cơ quan báo chí về hình thức, thời gian cung cấp thông tin hoặc phát ngôn báo chí; vào lịch công tác của UBND (nếu cần).

VP

01 ngày

Công văn gửi cơ quan báo chí (nêu rõ hình thức, thời gian)

B6

-Cung cấp thông tin bằng văn bản hoặc thực hiện phát ngôn, cung cấp thông tin cho báo chí (theo điều 4 quy chế phát ngôn bảo chí TP Hà Nội) Sau khi thực hiện cung cấp thông tin hoặc tiếp báo chí các phòng, ban đơn vị báo cáo kết quả với Lãnh đạo UBND và thông tin, về Văn phòng HĐND-UBND huyện để tổng hợp, thông báo lịch hẹn tiếp theo (nếu có – về lại Bước 4) cho đến khi có kết quả cuối cùng

Lãnh đạo UBND

Theo lịch hẹn

-

B7

TTổng hợp kết quả

VP

01 ngày

B8

bBáo cáo định kỳ

VP

4

Biểu mẫu

Mẫu số 01      Phiếu xử lý thông tin báo chí

Mẫu số 02      Tổng hợp theo dõi thông tin báo chí

Mẫu số 03      Công văn gửi cơ quan báo chí

5

Lưu hồ sơ

- Như mục 5.2

- Hồ sơ được lưu tại văn phòng theo quy định

1

Mục đích:

Quy định trình tự và nội dung xử lý sự cố đối với hệ thống mạng và các thiết bị tin học, đảm bảo khắc phục kịp thời phục vụ tốt nhất cho công tác chuyên môn của UBND xã.

2

Phạm vi:

- Quy trình này áp dụng đối với bộ phận chuyên môn thuộc UBND xã.

3

Nội dung quy trình

3.1

Quy trình xử lý công việc

TT

Trình tự

Trách nhiệm

Thời gian

Biểu mẫu/Kết quả

B1

Tiếp nhận, phân loại đề nghị xử lý sự cố của các bộ phận

Cán bộ CNTT

½ ngày

Phiếu KP sự cố CNTT BM-02.NB-01

B2

Khảo sát chi tiết tình trạng sự cố, xem xét lên phương án xử lý cụ thể (sửa chữa, thay thế thiết bị…) và lập dự toán kinh phí đảm bảo đúng theo quy định chi tiêu tài chính của UBND và các quy định của luật ngân sách.

Cán bộ CNTT

½ ngày

Tờ trình 

B3

Trình Chủ tịch hoặc Phó chủ tịch được ủy quyền phê duyệt phương án sửa chữa, khắc phục sự cố:

+ Trường hợp phương án đảm bảo đáp ứng các yêu cầu kỹ thuật và kinh phí, lãnh đạo phê duyệt và cán bộ CNTT triển khai thực hiện.

+ Trường hợp phương án không đảm bảo, cán bộ CNTT có trách nhiệm tiếp nhận và điều chỉnh lại kịp thời.

Cán bộ CNTT

Lãnh đạo UBND

01 ngày

B4

Cán bộ CNTT kết hợp với đơn vị đối tác mua sắm thiết bị phần mềm và theo dõi, giám sát việc lắp đặt thiết bị, sửa chữa, khắc phục sự cố CNTT.

Sau khi thiết bị được lắp đặt, sửa chữa, khắc phục cán bộ CNTT tiến hành kiểm tra thiết bị vận hành thử.

Cán bộ CNTT

Đơn vị sửa chữa

01 ngày

Phiếu KP sự cố CNTT BM-02.NB-01

B5

Thực hiện bàn giao ba bên: Đơn vị đề nghị, cán bộ CNTT và đơn vị đối tác (nếu có), chứng từ của đơn vị đối tác.

Cán bộ CNTT

Bộ phận đề nghị

Sau hoàn thành

Hóa đơn, chứng từ

4

Biểu mẫu

Phiếu khắc phục sự cố CNTT                                 BM-02.NB-01

5

Lưu hồ sơ

VPUBND lưu trữ hồ sơ đề xuất có liên quan trong thời gian 3 năm và lâu dài đối với chứng từ kế toán, bao gồm:

- Phiếu khắc phục sự cố CNTT của các bộ phận chuyên môn.

- Toàn bộ hồ sơ tại bước 4 (nếu có), bước 5 và các chứng từ kế toán khác.

- Tờ trình của cán bộ phụ trách CNTT.